Si una compañía dedica personal propio, tiempo y esfuerzo a la manipulación apropiada de la documentación que, de acuerdo a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), necesita eliminar, incrementa sus gastos y desperdicia los recursos. Por tanto, lo más conveniente es que realice una contratación externa entre las empresas para destrucción de documentos existentes.

Actualmente hay muchas compañías en el mercado que se dedican a esta labor; sin embargo, como sucede con cualquier otro renglón, no todas hacen el trabajo con propiedad y es necesario conocer cuáles son los parámetros a considerar a la hora de realizar una elección adecuada. Equivocarse en esto te podría generar cuantiosas sanciones y quizás hasta afecte de manera negativa tu reputación si, por error, alguna data sensible llega a conocimiento del público.

Características de una empresa fiable

Antes de firmar el contrato de servicio con una compañía reconocida de destrucción de documentos asegúrate de que:

• Incluya una condición de restricción de acceso a la información. Esto significa que le entregas tus archivos para que los destruya pero no le permites que conozca los datos sensibles allí contenidos. Y, si por casualidad se enteran de algo, entonces se comprometen a guardar el secreto y nunca divulgarlo.
• No se le dé a los papeles un uso diferente al acordado; por ejemplo, no pueden ser reutilizados para aprovechar las partes en blanco, sino destruidos en su totalidad.
• Posea los mecanismos (maquinarias y procedimientos) requeridos para poder cumplir la legislación existente sobre conservación del medio ambiente. Así como, vehículos especiales y las medidas de seguridad necesarias para el traslado hasta el lugar de destino.
• El personal encargado haya sido formado en todas las reglas de manipulación requeridas.
• Su trayectoria en el tiempo sea intachable, tenga reputación de satisfacción de los requerimientos y de acatar los reglamentos y las condiciones preestablecidas.

En caso de dudas o de desconocer lo establecido en la LOPD es preferible pagar los honorarios de un abogado que te asesore y te explique detalladamente el contenido del contrato antes que enfrentar las multas que podrías recibir por incumplimiento. Así, te sentirás confiado al poner tus documentos en manos de una empresa seria y responsable.