Con frecuencia podemos observar que hay empresas que generan un volumen alto de papelería dentro de sus labores diarias, la destrucción de documentos es la solución ideal para ahorrar espacios, mantener el orden, la limpieza y desechar todo aquello que no tenga ninguna utilidad.

Este proceso consiste en la destrucción de todo tipo de documento o material con equipos especializados para esto, el personal que lo realiza debe estar calificado y tener muy presente las normas de privacidad y seguridad para resguardar la confianza que entrega la compañía al delegar esta responsabilidad.

En la actualidad existe una ley que rige estos procesos, la “Ley orgánica de protección de datos”, y hay órganos estatales que velan por su fiel cumplimiento y, por supuesto, que esto se haga de la manera correcta, con la maquinaria diseñada para este fin y minimizando los factores de riesgo.

Algunos de los escritos que se suelen destruir pueden ser:

• Soportes de horas extras del personal que labora en la compañía
• Acuerdos o negociaciones anteriores que ya fueron cerradas
• Contratos antiguos

Son muchos los beneficios que se forman al desechar documentos, entre ellos:

• La preservación del medio ambiente, se ve favorecida con estos procesos, el material destruido se utiliza para reciclaje, en su mayoría es papel
• Los sitios lucen más ordenados y limpios
• Se reduce significativamente el riesgo de manipulación de información que se considere confidencial y que puede ser vulnerable ante la manipulación de terceros
• Permite llevar un mejor control de los documentos que se necesitan en el presente sin generar traspapeles o confusiones
• Disminuir los costes que genera el almacenamiento de grandes cantidades de papeles que no se utilizan

Sin duda alguna esta alternativa está diseñada para velar y proteger a la empresa, incluso a quienes laboran en ella, analizándolo desde el punto de vista incluso financiero donde se pudiesen sacar conclusiones de perfiles personales de acuerdo con los números que plasme un escrito.

Es importante antes de tomar la decisión y contratar los servicios, buscar asesoría de las mejores compañías en el mercado que ofrezcan este tipo de actividades y que tengan la experiencia y el respaldo necesario.